Antigamente, ter um sistema informatizado era coisa de grandes corporações, enquanto os pequenos negócios eram gerenciados com barriga no balcão e caneta na orelha.
Se você tem ou já teve um pequeno negócio, deve saber que a cabeça começa a fritar com a quantidade de coisas que você precisa ter em mente o tempo inteiro.
Felizmente isso não é mais assim. Hoje temos diversas soluções de sistemas para atender a uma infinidade de negócios diferentes.
Hoje as soluções em sistemas de gestão estão ficando cada vez mais específicas e “nichadas” (voltadas para um tipo de negócio específico).
Mas com tantas soluções, qual escolher? E mesmo que escolha uma dentre tantas, ela vai atender a todas as necessidades de um negócio?
A seguir, vamos esclarecer soluções em sistemas que são essenciais para as situações mais comuns, e certamente vão atender a sua necessidade, mas caso não atenda, deixe um comentário lá no final do Post e nós ficaremos felizes em dar algumas dicas, ok?
Soluções para negócios de qualquer tamanho
Como dissemos antes, o uso da internet trouxe soluções muito interessantes e de baixo custo, e dessa forma, não existe mais a necessidade de controlar seu negócio no caderninho.
Independente do tamanho ou tipo do seu negócio, existe solução para gerenciar esse tipo de negócio.
Por mais que a solução não atenda 100% da sua operação, é importante saber que os sistemas são projetados para atender a maioria dos negócios.
Em nossas consultorias é comum encontrarmos operações funcionando da maneira que o empresário pensou, e essa maneira ser completamente diferente do mercado, o que pode incorrer em diversos problemas como:
- Conflitos da gestão com a operação fiscal, obrigatória para todas as empresas;
- Conflito de operações logísticas ou de controle de estoque do qual nenhum sistema poderia controlar;
- Inconsistências na operação em si, já que muitas vezes não foi pensada de maneira macro, apelando para soluções de curto prazo que complicam toda a operação a médio e longo prazo.
Tipos de soluções para tipos de negócios: ERP é essencial.
Dentre diversas soluções em sistemas para pequenas empresas, o ERP é, sem dúvidas, o mais importante.
Ter uma gestão centralizada é essencial para minimizar o trabalho (Sim, dá MUITO trabalho) de gestão de uma empresa.
Um ERP sempre tem a proposta de centralizar todas as operações da empresa dentro de um único sistema. Dentre outras coisas, um ERP se propõe a controlar:
- Cadastro de produtos (Desde a compra ou produção do produto final até a venda);
- Controle de estoque;
- Emissão de documentos fiscais. Esse ponto é importante, onde podem acontecer conflitos entre como o empreendedor pensou em fazer a sua operação e como o Fisco exige que a operação aconteça, e sim, a última palavra é do fisco;
- Controle Financeiro como contas a pagar, receber, etc. Esse ponto é muito negligenciado entre empreendedores, infelizmente, pois é o mais importante;
- Controle de clientes. Mesmo que não tenha recursos de CRM, é importante ter pelo menos um cadastro básico com histórico de compras. 80% das suas vendas acontecem para 20% dos seus clientes, e manter essas informações atualizadas garante a receita do negócio.
Vantagens dos ERPs para pequenas empresas
A vantagem de ter um ERP controlado e organizado se mostra de diversas formas, entre elas podemos comentar as seguintes:
- Vantagem sobre a concorrência. Se seus controles estão sempre atualizados e corretos, suas respostas ao mercado podem acontecer mais rápido do que dos seus concorrentes;
- Desempenho geral da operação. Desde a consulta de um produto na hora da venda até a previsão de compra em um fornecedor, antecipação de necessidade de verba em caixa, etc;
- Minimizar as ocorrências de fraude. Infelizmente isso é comum, por parte de clientes e funcionários, intencionalmente ou não. Manter um controle sistêmico atualizado permite detectar essas fraudes mais rapidamente;
- Visão profissional da empresa. Ao solicitar um empréstimo no banco, com dados atualizados, você poderá contar com relatórios profissionais da operação da sua empresa, assim como no caso de venda da empresa. Você compraria uma empresa em que tudo o que acontece está “guardado” na cabeça do proprietário?
Entre as diversas soluções em ERP para pequenas empresas, vamos destacar aqui 2 que atendem com excelência a maioria das operações de comércio e serviços.
SG Master – Sistema de gestão para negócios físicos.
O sistema SG Master é um software de baixo custo mais completo que tivemos contato, e com possibilidade de expansões que aumentam a sua capacidade de controles e atendem a uma infinidade de negócios.
Além dele atender a todas as necessidades que mencionamos acima, ele vai além, com funcionalidades que literalmente são uma mão na roda, e que valem citar aqui:
Importação de notas fiscais de compra direto da SEFAZ. O sistema faz a leitura de todas as notas fiscais emitidas para o seu CNPJ e lista em tela todas elas, daí você seleciona qual deseja importar.
O sistema ainda faz um ajuste de preços no momento da importação da nota para garantir que o preço dos produtos não vai estar fora do padrão, evitando perda ou falta de competitividade dos produtos na hora da venda.
Além disso, o sistema também está pronto para atender desde comércios em geral e específicos como farmácias, pet shops, auto peças, bares e restaurantes e até comércios integrados com serviços como autorizadas de manutenção de serviços, serviços, locação, pousadas, etc.
Conta ainda com um E-commerce integrado, uma plataforma para fazer pedidos on-line, ideal para representantes e até um catálogo on-line, ideal para exposição de produtos ou cardápios on-line.
Não só isso, o sistema também emite todos os tipos de documentos fiscais como NFE, NFCE, NFSE, CTE e MDE, além de atender as empresas MEI, Simples, Lucro Real ou Presumido, gerando os arquivos fiscais relacionados a cada caso.
Bling – O ERP On line para gestão de e-commerce.
O Bling é uma solução on-line praticamente obrigatória para quem quer vender na internet, e não faz questão de loja física (Apesar dele também ter um controle para frente de caixa.)
Além de todos os controles que mencionamos acima, o Bling tem como principal “trunfo” a quantidade absurda de integrações nativas com plataformas de lojas virtuais e marketplaces.
Dentre as lojas virtuais, podemos citar como principais a Loja Integrada, Nuvem Shop, Tray, Dooca, Woocommerce, Mercadoshops, entre muitas outras.
Entre os marketplaces, podemos citar o Mercado Livre, Amazon, Magalu, Shopee, B2W, Via Varejo, Aliexpress entre muitos outros.
Essa capacidade de integração torna o Bling necessário, pois para vender em todas essas plataformas ao mesmo tempo, é necessário ter um controle de estoque centralizado entre elas, e é isso que o Bling entrega.
Nós hoje temos um e-commerce funcionando com as plataformas Mercadoshops, MercadoLivre, Shopee, Magalu e B2w. Sempre que ocorre a venda de um produto em uma dessas plataformas, o estoque de todas as outras é atualizado automaticamente. Imagina fazer isso na mão? Impossível.
Além disso, o Bling também conta com integrações com plataformas logísticas como Correios, Melhor Envio, Manda Bem, Mandaê, entre diversas outras.
Além da integração direta com o Facebook, onde ele também conta com um robô de vendas que pode fazer o pedido de venda automaticamente para o cliente via Chat na rede social. Impressionante.
Outras soluções gratuitas (Ou quase)
Além do ERP, cada negócio tem necessidades específicas das quais não fazem parte do escopo de atuação do ERP para atender, mas fazem parte do dia a dia de uma empresa.
Como estamos focando aqui em apresentar soluções para pequenas empresas, vamos tentar mostrar soluções de baixo ou nenhum custo, ok?
O Pacote Office da Microsoft é pago (E vale cada centavo), porém existem hoje duas soluções gratuitas que podem atender muito bem a pequena empresa que não pode ou não tem necessidade de pagar por uma licença.
O Google Docs e o Office Online podem ser usados de forma gratuita por qualquer usuário, basta ter uma conta na Microsoft ou Google.
Dentre essas soluções, vamos dar destaque as que entendemos que são mais relevantes:
- Onedrive da Microsoft e Google Drive do Google: Essas soluções garantem que seus arquivos estejam sempre disponíveis, mesmo que você perca seu computador, além de proteger contra ataques hackers como Ransomware (Sequestro de dados).
Lembrando que todos esses apps tem versão para smartphone onde você pode fazer edições dos arquivos.
Tanto o Google quanto o Office da Microsoft possuem aplicativos para anotações rápidas como o Notes e o Keep do Google e o OneNote do Office que funcionam muito bem, mas para organizações de ideias a melhor solução vem a seguir.
Notion, o multi organizador visual de idéias,
O Notion é um aplicativo on-line com versão para smartphone, possui uma versão paga, porém a versão gratuita já atende muito bem.
É até difícil de listar tudo o que o Notion é capaz de fazer, mas vamos fazer um esforço aqui.
O Notion é um grande “organizador de ideias” desde coisas mais básicas como uma lista de tarefas até um painel Kanban. É possível fazer praticamente tudo quando se trata de organizar ideias.
É importante ter em uma organização, porque ele pode ser útil para uma infinidade de situações, desde controle de produção até um CRM, passando por criação de manuais de POP (Processo operacional padrão).
Para quem deseja implementar controle de qualidade ou quer documentar a estrutura organizacional da empresa, é uma mão na roda.
Comunicação com a equipe e clientes é essencial.
Comunicadores como Whatsapp (Versão web ou Windows. Sim, existe versão do Whatsapp para Windows) e o Teams da Microsoft são importantes comunicadores para uma equipe. Além disso, o Google também conta com o Chat, um app de comunicação para quem usa Gmail, além do Google Meet para reuniões.
Praticidade para quem não é designer, o Canva vale cada centavo.
Para criação de imagens em geral, seja para Banners para loja virtual, posts em redes sociais ou mesmo para o cadastro de produtos, o Canva é uma solução on-line excelente.
Tem uma versão gratuita, mas nós vamos recomendar a versão paga, pois vale cada centavo (Pensa num dinheiro bem gasto).
O trunfo do Canva não está nas edições, mas na praticidade com que ele faz. Com um clique ele remove o fundo de uma imagem (E devolve a imagem na resolução desejada, diferente de soluções on-line).
Além disso, ele conta com diversos modelos de imagens prontas, que com poucos cliques é possível fazer um banner promocional para loja virtual ou post para rede social.
Ideal para quem não tem tempo de ficar pensando no que vai postar todos os dias.
Além disso, o Canva tem inúmeras outras funções como edição de vídeos, criação de paleta de cores para marca e logomarca, agendamento de postagem para redes sociais automática, entre outras.
Qual a melhor solução para o seu negócio?
É claro que a melhor solução para o seu negócio é você quem decide, mas vamos tentar dar um exemplo aqui de cenários que podem ser interessantes.
Se você tem uma loja fisica, comércio em geral, poderia optar pelo SG Master, usando o Pacote Office On Line, dessa forma seus custos seriam a partir de:
- SG Master: À partir de R$ 150,00 mensal atualmente em 12/2022;
- Office On line: Gratuito;
Se você deseja iniciar um negócio on line poderia seguir com:
- Bling : A partir de R$ 65,00 (Com nosso cupom #ANNCONSULTORIA você pode usar 3 meses grátis);
- Google Docs para organizar textos, descrições dos produtos, agendas, documentos em geral: Gratuito;
- Canva: R$289,00 ANUAL (Aproximadamente R $25,00 por mês) para criação de imagens para redes sociais, imagens dos produtos, design da loja virtual com alterações constantes devido a sazonalidade, etc.
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