Você já deve saber que um sistema ERP (Sistema de gestão para empresas) é necessário para fazer a gestão de qualquer negócio, não importa o tamanho.
Porém, não importa quantos recursos um sistema tenha, se não for implantado corretamente, ele poderá, inclusive, prejudicar a gestão.
Dito isso, é preciso entender que a implantação é tão importante quanto o sistema em si.
Basta pesquisar a quantidade de pessoas que controlam suas empresas com planilhas eletrônicas que foram desenvolvidas pelo próprio empresário e essas atendem às suas necessidades perfeitamente (eu não considero que seja uma competição justa).
Embora controles manuais como planilhas eletrônicas possam suprir necessidades específicas, empresas têm obrigatoriedades fiscais como emissão de notas fiscais, e aí as planilhas não conseguem atender.
Vale lembrar que emissão de documentos fiscais são obrigatórios para as empresas, ou seja, um ERP se faz necessário para a emissão desses documentos, mas suas qualidades vão muito além disso.
O que é a implantação do sistema?
Embora um sistema ERP seja essencial para a gestão de uma empresa, isso não significa que um sistema “caro” ou líder de mercado seja a solução ideal para qualquer empresa.
Na verdade, a “qualidade” de um sistema ERP está muito mais ligada à implantação do sistema do que às suas capacidades.
Claro que o consultor de implantação não consegue com que o sistema faça tarefas que não foi programado para fazer, porém ele pode solicitar ajustes no sistema que o farão atender a necessidade do seu cliente.
Mais do que isso, é o consultor de implantação quem detecta os detalhes da operação de uma empresa e faz com que a utilização do sistema seja feita de modo que a empresa vai conseguir agilizar seus processos e aproveitar o melhor que o sistema tem a oferecer.
Por outro lado, tratar todas as empresas como iguais, com a mesma “receita de bolo” para todos os casos, mesmo em empresas do mesmo segmento, pode fazer com que a implantação do sistema falhe, gerando frustrações e prejuízos para a empresa.
Qual a importância da implantação de um sistema?
Costumamos usar um ditado aqui na empresa que diz: “Se for bem implantado, o Bloco de Notas pode ser o melhor sistema para uma empresa”
Exageros à parte, já passamos por diversos casos de clientes que pegaram raiva do sistema em questão, porque estão há meses tentando fazer ele funcionar corretamente e, em um único treinamento, conseguimos ajudar o cliente a fazer o sistema funcionar exatamente como ele esperava.
Essa capacidade se deu ao longo de mais de 10 anos de implantações de sistemas em inúmeras empresas de comércio, serviço, indústria ecommerce, de atacado e varejo de diversos tamanhos e segmentos diferentes, ou seja, muita experiência.
Como escolher um bom ERP para o seu negócio?
Como o mercado está cheio de opções de sistemas ERP para todo tipo de negócio, escolher um que seja bom para a sua operação não é uma tarefa tão fácil, porém aqui vão algumas dicas que podem ajudar.
Atente para a parte fiscal, verifique primeiramente se o sistema que você está pretendendo contratar atende a legislação do seu estado e se está pronto para atender a legislação fiscal da sua empresa.
Nessa hora é bom consultar um contador para fazer uma lista de questões que podem ser pertinentes ao seu negócio, como:
- Emissão de NFE com destaque de ST, se for o caso;
- Emissão de NFSE se está disponível no seu município, caso trabalhe com Serviços;
- Emissão de NFE com destaque de número de pedido ou ordem de compra, para quem fornece para grandes empresas;
- Informação de Lote e Validade na nota fiscal, que pode ser obrigatório para produtos que são fiscalizados pela ANVISA.
Esses são só alguns exemplos.
Além de fornecer os recursos fiscais obrigatórios, pense no “Core Business” da sua operação, ou seja, o sistema tem recursos para atender a principal atividade da sua empresa? Exemplos:
- Casos de material de construção e auto peças é comum a utilização de Pré-Venda, orçamento e DAV no atendimento. O sistema tem esses recursos?
- Consulta de produtos pelo campo de “observação” para auto peças é essencial, afinal, peças como junta de cabeçote servem em diversos modelos de carros e essas informações constam nas observações do produto e não na descrição;
- Agenda para o ramo de salão de beleza, banho e tosa, entre outros;
- Fracionamento de produtos para açougue, pet shops, material de construção, etc;
- Comunicação com balança para mercados, pet shops, restaurantes self-service, etc;
- Pedido on-line para representações, vendedores externos, etc.
O SG Master é um ERP focado em gestão de comércio fisico, conta com todas as características acima e muito mais. Conheça mais aqui e agende uma demonstração.
O Bling é um ERP com foco na gestão para Ecommerce e Marketplaces. Conheça um pouco sobre a implantação do Bling aqui.
O Financeiro é a Alma da empresa.
O próximo ponto é o financeiro, e sim, apesar de ser muito negligenciado, pelo menos aqui no Rio de Janeiro, é o mais relevante dos aspectos do sistema, e explicamos a seguir.
Do ponto de vista do investidor, investir em um negócio próprio é muito mais arriscado do que investir em ações em bolsa de valores.
E é através das informações financeiras que o empreendedor tem uma ideia verdadeira se o risco que ele está correndo com o negócio está valendo a pena ou não.
Sem uma informação clara sobre despesas fixas, custo da mercadoria, impostos e vendas, é impossível saber se a empresa está gerando lucros ou não.
Vale lembrar que sendo dono do próprio negócio, você está praticamente abrindo mão de férias, folga, família e amigos, pelo menos nos primeiros meses. Não quero assustar ninguém, mas essa é a realidade.
Todo esse esforço tem que ser recompensado e essa recompensa vem em forma de lucro.
Ou seja, o Sistema que deseja implantar tem que ter bons controles, simples e eficientes, para o registro de contas a pagar, contas a receber e relatórios informativos como fluxo de caixa e DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício).
Como ocorre a implantação de um sistema ERP?
A implantação é um processo pós venda que ocorre após o fechamento da contratação do sistema.
Geralmente um profissional da empresa do sistema, ou consultor externo que já conhece bem o sistema a ser implantado, é contratado para fazer o processo de implantação.
Esse processo consiste na configuração do sistema e no treinamento da equipe da empresa para a utilização do sistema a fim de fornecer ao empresário relatórios para a tomada de decisão estratégica, além de atender a legislação no caso das emissões de documentos fiscais.
Isso quer dizer que o consultor de implantação precisa ter conhecimentos em pelo menos quatro áreas diferentes:
- Domínio do sistema a ser implantado;
- Conhecimento da operação do cliente que vai utilizar o sistema;
- Conhecimento básico de legislação para as emissões de documentos fiscais;
- Conhecimento geral de regras de negócio.
Agora vamos dividir a possível implantação em dois cenários diferentes, sendo:
Caso em que a empresa está trocando de sistema.
Caso a sua empresa já utilize um sistema ERP e esteja trocando para um novo, a primeira coisa que é preciso ter em mente é que por pior que seja, o que está funcionando atualmente na empresa precisa estar funcionando plenamente no sistema novo.
Entenda que é muito difícil a empresa parar as atividades para a implantação do sistema, assim como um cirurgião não consegue fazer um corpo parar de funcionar para iniciar uma cirurgia.
A implantação de um sistema é algo que ocorre com a empresa funcionando, então as atividades atuais precisam continuar em andamento no sistema novo para então as novas operações que o novo sistema traz sejam implementadas.
Depois disso é preciso levar em consideração que as pessoas que utilizam o sistema atual não estão acostumadas com o sistema novo, e um treinamento de 1 hora não vai ser suficiente para que ela já domine a nova ferramenta.
Muito menos a ideia de que é possível fazer um treinamento do sistema novo e só colocar em operação dias, semanas ou meses depois. Isso simplesmente não funciona.
A equipe precisa receber o sistema novo e já começar a colocar em prática o funcionamento da empresa nele, encarar os desafios que não estavam previstos (E sim, vai faltar alguma coisa), e treinar a equipe para tratar as exceções da operação.
Uma vez que a empresa esteja fazendo no sistema novo todos os processos que já efetuava no sistema antigo, é hora de implantar as novidades e melhorias que o sistema novo tem a oferecer.
Caso de implantação do zero, ou informatização.
Pode parecer estranho, mas sim, em 2022 ainda existem empresas funcionando no papel, seja por negligência ou falta de conhecimento.
Esse cenário tem seus prós e contras.
Como prós, podemos citar que a empresa não tem vício de operação e não tem aquela comparação de telas entre sistemas.
Como contra a empresa sente muito o tempo que a equipe fica no sistema realizando operações de frente para o computador, uma vez que não havia esse trabalho antes.
No geral, informatizar uma empresa do zero, raramente vai dar aquela sensação de melhoria para o empresário, porém existem jeitos de gerar uma sensação boa, mesmo nesses casos.
Quando o empresário vê uma etiqueta personalizada no seu produto pela primeira vez, ou a primeira nota fiscal emitida pela sua empresa, geralmente dá aquela sensação de retorno do investimento.
Também existe o caso da informatização de empresas novas, mas nesses casos o empresário tem ideia de que vai ter que investir tempo e dinheiro em sistema de gestão, seja por conhecimento próprio ou indicação da sua contabilidade.
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