Hoje o mercado tem diversas opções de softwares ERP para diversas situações, mas você sabe como é que funciona um ERP na gestão de uma loja? Saiba como ele ajuda o lojista nos processos do dia a dia
Um Software ERP é um sistema integrado de informações, a palavra “integrado” é a chave aqui, porque sem essa integração, cada controle da empresa se tornaria individual, e isso resultaria em alguns problemas.
Vejamos um exemplo.
Você vai começar uma loja nova, faz as compras de um fornecedor X, um pedido com 50 itens, a quantidade total de 200 produtos que dá um valor total de R $5.500,00 divididos em 5 parcelas.
Nessa situação para fazer o sistema de vendas funcionar você teria que:
- Cadastrar 50 produtos com descrição, NCM, preço de custo e venda, informações fiscais, etc.
- Ajustar o estoque dos 50 produtos que foram cadastrados.
- Criar 5 parcelas de contas a pagar referente ao pagamento em suas datas e informado o fornecedor.
É exatamente nesse ponto que o sistema ERP mostra a sua utilidade, porque com apenas um procedimento ele executa todas essas tarefas de uma vez.
Além disso, alguns ajustes podem ser feitos no meio do procedimento para deixar as informações exatamente como devem.
Pode não parecer muita coisa, mas comece a pensar em uma empresa com 4 lojas recebendo e distribuindo produtos entre si, imagina a quantidade de pessoas necessárias para dar conta de tantos procedimentos.
A automação em outras áreas
O exemplo acima é somente um caso, existem muitos outros em que o ERP é responsável pela distribuição das informações dentro de uma empresa, por exemplo:
- Impressão de etiquetas de produtos após o recebimento de compra, baseado nos produtos e quantidades que estão na nota fiscal.
- Criação automática de contas a pagar que são recorrentes como telefone, contabilidade, aluguel, etc.
- Geração automática de boletos em Remessa Bancária e baixa dos boletos pagos em Retorno Bancário.
- Baixa automática de estoque quando ocorre uma venda.
A lista é muito grande e pode variar de acordo com o ERP usado.
Por que essa automatização de procedimentos é importante?
Automatizar esses procedimentos faz com que uma tarefa que levaria horas possa ser finalizada em minutos, e esse ganho de tempo traz competitividade e redução de custos.
Com esse tempo economizado e aumentando a produtividade, a empresa também tem outro ganho importante.
Hoje a emissão de relatórios pode ocorrer em tempo real.
Evolução de um passado não tão distante
Há alguns anos era comum no varejo os relatórios emitidos se referirem a semana ou mês anterior, devido ao tempo de trabalho necessário para manter as informações atualizadas.
Hoje existem ferramentas que fazem a leitura do banco de dados de uma empresa e mostram as vendas em tempo real.
Dessa forma, o empresário consegue acompanhar o que está sendo vendido, quem está vendendo, o que ele precisa repor ou remanejar, entre outras informações.
Com isso a tomada de decisão se torna mais rápida e precisa, e as possibilidades são infinitas, mas vamos a alguns exemplos:
- Reposição de estoque ou promoção de produtos que tem validade próxima de vencer.
- Reposição de estoque de produtos que estão acabando.
- Não reposição de estoque de produtos que tem em estoque ou que possuem alternativas similares.
- Definição de rota de entrega baseada nos pedidos de entrega dos clientes.
- Atualização do preço de venda dos produtos baseado no mark up padrão em caso de alteração do preço de compra.
ERP: De luxo a uma necessidade e agora uma obrigação
A história dos ERPs no comércio fez uma transição rápida, de um luxo que trazia uma vantagem competitiva para uma necessidade, acima de tudo, porque quem não trabalha com um acaba escravo do próprio negócio.
E de uma necessidade a uma obrigação, já que a evolução no modo como o fisco apura os valores das empresas também evoluiu.
Atualmente o ERP que as empresas utilizam tem obrigatoriedades fiscais também, desde o fornecimento das notas emitidas e recebidas, movimentação e estoque de produtos e até mesmo geração de arquivos fiscais como SPED e SINTEGRA.
Evolução constante
Com o crescimento exponencial do e-commerce e dos marketplaces, os sistemas ERPs precisaram evoluir mais uma vez, agora contando com apps para acesso via smartphones e integrações com lojas virtuais e marketplaces.
Dessa forma o empreendedor pode selecionar um produto e exportar as informações de cadastro e estoque para uma loja virtual ou marketplace, e seu produto já poderá ser vendido pela internet.
Ocorrendo a venda pelo e-commerce, o pedido de venda é integrado ao ERP, trazendo informações como:
- Cadastro do cliente
- Produtos e quantidades compradas
- Valor e forma de pagamento
Essas informações são inseridas automaticamente no sistema ERP, fornecendo ao empreendedor mais uma vez dados em relatórios para sua tomada de decisão, mas isso não é tudo.
Além disso, sistema ERP pode gerar informações como cotação de frete, seleção do frete cotado, impressão de etiqueta de envio, remessa de informações de coleta para a transportadora, etc.
O básico para ser competitivo
Espero que tenha esclarecido a real necessidade de um ERP em uma empresa, que hoje vai muito além de um capricho.
Embora a produtividade e a obrigatoriedade fiscal forcem o empreendedor a utilizar um ERP, isso não significa que ele não pode tirar vantagens disso.
Até porque a real vantagem de um sistema ERP é a sua capacidade de gerar relatórios.
Relatórios para o que te quero
Relatórios são um verdadeiro GPS do empreendedor.
Uma empresa deve tomar suas decisões baseada em relatórios.
O empreendedor que toma decisões “no olho porque tem tino para negócios” está negligenciando a realidade.
Ele pode acertar algumas vezes, mas isso não quer dizer que ele tem poderes mágicos ou algum tipo de dom porque acertou. Sim foi sorte.
Além disso, pessoas que acreditam nisso geralmente deixam de lado duas informações importantes.
Em primeiro lugar não contam a quantidade de decisões erradas que tomaram, somente as certas.
Em segundo lugar, desprezam o quanto a decisão acertada na sorte poderia ser mais precisa se fosse tomada com base em números reais.
Seja em centros financeiros ou em grandes empresas, aquela cena clássica de uma reunião com vários relatórios na mesa e gráficos espalhados não se tornou clichê à toa.
A maioria das grandes empresas não nasceu grande, elas se tornam grandes, portanto, para fazer uma empresa crescer é preciso tomar boas decisões.
É aí que os relatórios entram em cena. É lógico que nenhum relatório vai lhe dizer exatamente o que fazer com a sua empresa, mas ele pode fornecer números que vão lhe ajudar a errar menos.
E esse é o caminho para o sucesso.
E aqui você pode conhecer o SG Master, um sistema ERP completo para a sua empresa decolar.
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