Saiba o que é, porque fazer e quando deve ser feita a contagem de estoque.
Recebemos muitas solicitações de clientes desesperados querendo “zerar” o estoque porque as informações do sistema não batem com as quantidades físicas dos produtos.
Porém, como muitos outros, esse também é mais um mito sobre gestão de negócios que vamos desmistificar agora mesmo.
De qualquer ponto de vista, não existe “zerar o estoque”, o que deve ser feito é uma apuração das quantidades.
Mas antes de qualquer coisa, é preciso considerar uma série de fatores para fazer uma contagem efetiva, do contrário será tempo e esforço desperdiçado.
O que é a contagem de estoque? (Inventário)
Como disse antes, a contagem de estoque é uma apuração das quantidades de produtos disponíveis, seja insumo ou produto final, dependendo da finalidade.
No entanto, é preciso observar alguns pré-requisitos antes de gastar tempo e esforço (e dinheiro) para fazer uma contagem.
Só faz sentido fazer uma contagem quando há um cadastro correto dos produtos em um sistema de informação (ERP) ou mesmo em uma planilha, e principalmente que não haja produtos cadastrados em duplicidade nesse registro.
Todas as movimentações de entrada e saída de produtos (Venda, devolução, recebimento, troca, saída de perda, saída de brinde, etc.) têm que ser conhecidas e dominadas pela equipe que trabalha com esse estoque.
Sem a devida execução no sistema de controle (ERP), no momento em que uma movimentação dessa acontecer, o estoque ficará errado novamente.
Falando em ERP, leia nossos posts sobre ERP On Line, ERP Local e também sobre qual o tipo de Sistema ERP On line ou Local?
Todas as movimentações de estoque pendentes devem estar efetivadas no sistema ERP antes da contagem.
No caso de lojas, não podem haver dias de venda não processados ou não justificados no sistema.
Se for possível, agendar a contagem para um dia em que não haja movimentação no estoque.
Porque fazer uma contagem de estoque?
Fazemos contagem de estoque de uma empresa por diversos motivos, podendo citar alguns como:
Apuração de estoque em quantidade e valor: Para passar um panorama preciso de quantos produtos uma empresa tem em estoque e o valor desses produtos.
Para efeito de venda, resultado de compras ou mesmo calendário fiscal e contábil.
Quando há um completo descontrole das quantidades dos produtos.
Quando a empresa não consegue executar as entradas e saídas de produtos corretamente no sistema ERP, ele começa a mostrar quantidades negativas dos mesmos.
Apuração de perda ou roubo.
Geralmente quando há dúvidas sobre extravio de mercadorias ou mesmo para verificar se todos os produtos em estoque estão em condições de venda.
Justificativa de compra ou reposição: Quando é preciso levantar algum grupo de produtos para efeito de compras.
Para isso é possível fazer contagens parciais de estoque, por exemplo, contar todos os laticínios, ou todos os cadernos.
Quando deve ser feita a contagem do estoque?
Em geral é importante que o processo de contagem não atrapalhe o atendimento das vendas, por isso considere o horário de funcionamento em caso de lojas físicas.
Considere a hora exata do início da contagem para os casos de lojas virtuais, dessa forma, todos os pedidos que ocorrerem a partir daquele momento serão debitados do estoque que foi apurado.
Para estoques que não tem demanda de venda diretamente, pode ser considerado um dia que não haja movimento, ou seja, domingos ou feriados.
Agora que você sabe um pouco mais sobre Inventários, o que acha de trabalhar com um ERP completo?
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Uma resposta
Eu trabalho com portas e janelas de madeira. Vou te dizer que ter feito um inventário ajuda muito, até pra evitar desvio de material da loja. O meu controle é no excel, ele não tem automatização então eu mesma que vejo os materiais manualmente na planilha de vez em quando pra saber o que tem que repor. Nesse ponto ainda tenho dificuldade, mas vou tentar colocar um ERP aqui nesse ano, se Deus quiser.